+7 (499) 653-60-72 Доб. 504Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 511Остальные регионы

Укажите правильное оформление даты на финансовом документе

Дата документа оформляется следующим образом: A) 1 февраля 1997 A) правильное оформление документов. B) организация.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Видеоурок по английскому языку:Как называть даты по-английски

Тест: Ответы на тест по делопроизводству и персональному менеджменту

Укажите правильное оформление даты на финансовом документе
На документах со сведениями финансового характера Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц.

Начало читай тут

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4ДСТУ 2732).

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 — справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31 — отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2.

Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163):

— наименование организации (07)*;

* Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2).

— название вида документа,кроме писем(10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— подпись (23).

В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.

Изображение Государственного герба Украины (01)размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.

На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).

Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).

Код организации (04) по ЕГРПОУпроставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).

Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010.

Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.

Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.

Наименование структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).

Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.

Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.

На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.

В письме название вида документа не указывают.

Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.

* Подробно о составлении номенклатуры дел см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 7.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).

Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.

А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.

2.2. Датирование документа

На служебных документах обязательно проставляется дата.

Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.

Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.

Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.

Например: 05.02.2010

Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.

Например: 2010.02.05

Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.

В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.

Например: 15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.

Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.

Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ. Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п. основной датой является дата, когда такое событие состоялось.

2.3. Адресование документа

Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.

Пример:

Директору Николаевского

судостроительного завода

Петрову И. И.

Если документ посылают должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

Пример:

Государственный комитет архивов Украины

Отдел формирования Национального

архивного фонда и делопроизводства

Ведущему специалисту

Николаенко П. Ф.

Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их следует указывать обобщенно (например: «Директорам предприятий и руководителям организаций»).

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270. Напомним, что в соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывается в такой последовательности:

— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры;

— наименование населенного пункта, района, области;

— почтовый индекс;

— страна назначения.

Пример:

ООО «Альянс»

ул. Академика Павлова, 162, к. 14,

г. Харьков, 61144, Украина

При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения.

2.4. Резолюция на документе

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.

Пример:

Иванову И. И.

Прошу подготовить предложения до 16.03.2010

Смирнов

23.02.2010

Если резолюция содержит указание нескольким лицам, то лицо, обозначенное в списке первым, является ответственным исполнителем, если в документе не оговорено иное.

Указания могут иметь общий или конкретный характер.

Общие указания могут быть выражены так: «К исполнению», «К руководству», «К сведению» и т. д.

Резолюции с конкретными указаниями имеют приказную форму: «Срочно принять меры...», «Удовлетворить просьбу...», «Разобраться и доложить в... срок...», «Незамедлительно доложите о результатах...» и т. д.

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции пишутся только фамилия и инициалы исполнителя, ставятся подпись и дата.

Как правило, в документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок выполнения документа.

Резолюцию налагают непосредственно на документе, ниже реквизита «Адресат», параллельно основному тексту или на свободном месте в верхней части лицевой стороны первого листа, но не на поле, предназначенном для подшивки документа, и не на тексте.

Если на документе нет свободного места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках.

2.5. Согласование документа

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Цель согласования — повысить качество документа путем компетентной оценки целесообразности и обоснованности его издания, правильности оформления и установления соответствия законодательству.

Согласование может быть внутренним (с подразделениями и должностными лицами внутри предприятия) и внешним (с подведомственными и неподведомственными организациями). Внешним также считается согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (например, с первичной профсоюзной организацией).

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования (24) располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, которое согласовывает документ (включая наименование предприятия), личной подписи, инициала(ов) и фамилии, даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Председатель первичной профсоюзной

организации

Ветров И. И. Ветров

04.02.2010

Документ может быть согласован актом, письмом, протоколом и т. д. В этом случае в грифе согласования после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование, дата составления и номер согласовывающего документа.

При необходимости размещения нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне двумя вертикальными колонками. Первый гриф — от границы левого поля; второй — через 104 мм. Допускается составлять «Лист согласования», о чем производится отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».

Визой (25) оформляют внутреннее согласование документа. Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, и даты. Визу помещают ниже реквизита «Подпись» (23) как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа, если места для этого на лицевой стороне последнего листа документа не хватает.

Пример:

Начальник юридического отдела

Сидоров Ф. С. Сидоров

15.02.2010

Визу проставляют на экземплярах документов, которые остаются на предприятии.

При согласовании документа у визирующего могут возникнуть возражения. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен» или «С п. 3 не согласен», «Возражаю» и т. п. Замечания и дополнения к документу излагаются на отдельном листе, о чем в проекте производится отметка: «Замечания и предложения прилагаются». Об имеющихся замечаниях докладывают лицу, подписывающему документ.

Если во время визирования выясняется, что в подготовленный к подписанию документ нужно внести существенные изменения, он требует повторного визирования.

Реквизит «Виза» используется также при ознакомлении с документом. Виза ознакомления является письменным подтверждением факта доведения до сведения работника определенного документа. Виза ознакомления включает подпись работника, ее расшифровку и дату. Ей должна предшествовать запись: «С приказом (должностной инструкцией, положением, протоколом, актом и т. д.) ознакомлен».

2.6. Удостоверение документа

Удостоверение документов осуществляется путем их подписания, утверждения и проставления печати.

Документы подписываются должностными лицами согласно их компетенции, определенной правоустанавливающими документами.

Подпись (23) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полного, если документ оформлен не на бланке, и сокращенного* — на документе, оформленном на бланке), личной подписи, инициала(ов) и фамилии. Расшифровка подписи в скобки не берется.

* В реквизите «Подпись» можно указать сокращенное наименование предприятия, если оно официально зафиксировано в уставе предприятия (положении об организации).

Пример:

Директор Общества с ограниченной

ответственностью «Зоря»

Петров

П. П. Петров

или

Директор

Ветров

П. С. Ветров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей подчиненности должностных лиц.

Пример:

Директор

Золоторев

В. В. Золоторев

Главный бухгалтер

Соломатина

В. П. Соломатина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Пример:

Начальник финансового отдела

Начальник экономического отдела

Савченко

Т. Н. Савченко

Марченко

Н. И. Марченко

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

Если документ составляет комиссия, то указываются не должности лиц, которые подписывают документ, а их статус в составе комиссии.

Пример:

Председатель комиссии

Мищенко

В. М. Мищенко

Члены комиссии

Дороненко

Т. И. Дороненко

Соловей Е. М.

Соловей

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносят рукописным или машинописным способом), например: «Исполняющий обязанности» («И. о.»), «Заместитель» («Зам.»).

Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается.

Реквизит «Подпись» располагают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений на расстоянии 2 — 3-х межстрочных интервалов от текста, при этом отступ от левого края поля не делают. Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности.

Оттиском печати (26) предприятия заверяют в документе подпись ответственного лица. Однако печати ставятся не на всех документах. Перечень документов, на которых проставляют оттиск печати, определяет предприятие на основании нормативно-правовых актов. Его приводят в инструкции по делопроизводству предприятия. Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ.

Особым способом удостоверения документа после его подписания является его удостоверение.

Гриф утверждения (17) должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов) и фамилии лица, утверждающего документ, и даты.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Алексеев Р. В. Алексеев

19.02.2010

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами их грифы располагают на одном уровне.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек и двоеточия), названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Пример:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

акционеров ООО «Вега»

15.02.2010 № 3

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Документы, подлежащие утверждению, целесообразно оформлять на угловых бланках или чистых листах.

Приведем примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

— акты(проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций);

— задания(на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и др.);

— отчеты (о командировках, научно-исследовательских работах и др.);

— сметы расходов(на содержание аппарата управления, домов, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и др.);

— нормативы (расходования сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и др.);

— перечни(должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, которые создаются в учреждениях с указанием сроков хранения документов, и др.);

— планы(производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, научно-технического совета, научного совета и др.);

— программы (проведения работ и мероприятий, командировок и др.);

— расценки на выполнение работ;

— уставы предприятий;

— инструкции;

— положения;

— правила;

— структура и штатная численность;

— формы унифицированных документов;

— штатные расписания.

Конкретный перечень документов, подлежащих утверждению, должен быть приведен в инструкции по делопроизводству предприятия.

2.7. Текст документа и заголовок к нему

Текст документа (21) содержит информацию, ради фиксирования которой был создан документ.

Предприятия осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку на украинском языке. В населенных пунктах страны, где большую часть населения составляют граждане, которые принадлежат к национальным меньшинствам, тексты документов во внутреннем делопроизводстве, наряду с государственным языком, можно составлять на языке соответствующего национального меньшинства в порядке, установленном законодательством (ст. 11 Закона № 8312).

Документы, которые отправляют зарубежным адресатам, можно оформлять на украинском языке или языке страны адресата или на одном из языков международного общения.

Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Текст оформляют в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединения этих форм.

С целью ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ должен быть посвящен одному вопросу. Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и обобщающих документов.

Тексты распорядительных документов и писем, как правило, состоят из двух частей. В первой указывается основание или обоснование составления документа, во второй — выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать лишь одну резолютивную часть, например приказ — распорядительную часть без констатирующей, письмо — просьбу без пояснений.

Если части текста имеют различные смысловые аспекты или текст документа содержит несколько решений, выводов и т. п., его разбивают на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Заголовок к тексту документа (19) должен содержать краткое изложение основного смыслового аспекта текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа и отвечать на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например, приказ (о чем?) о создании организации; протокол (чего?) заседания правления.

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.

2.8. Отметки на документах

Отметку о контроле (20) исполнения документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

Отметку о наличии приложений (22) размещают под текстом документа, отступив 1,5 — 3 межстрочных интервала, а относящийся к приложению текст печатают через один межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатают без отступа от левого поля.

Если документ имеет приложение, полное наименование которого приведено в тексте, отметку о его наличии оформляют в такой форме: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.».

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

Пример:

Приложения:

1. Акт принятия выполненных подрядных работ от 01.04.2009 на 2 л. в 3 экз.

2. Справка о стоимости выполненных работ и затрат на 5 л. в 3 экз.

Названия приложений одно от другого отделяют полуторным межстрочным интервалом. Если название приложения занимает несколько строк, их печатают через 1 межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение:

письмо Государственного комитета архивов Украины от 07.02.2009 № 162/01-04

и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

На большое количество приложений составляют опись, а в самом документе после текста указывают: «Приложения: согласно описи на 57 л.».

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: «Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес».

Отметку о заверении копии документа (27) составляют из слов «Согласно оригиналу», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляют ниже реквизита «Подпись» (23) без отступа от границы левого поля.

Пример:

Согласно оригиналу

Секретарь

Петренко

А. И. Петренко

25.02.2010

Сведения об исполнителе документа (28) включают фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его служебного телефона, которые указывают на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа документа.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело (29) проставляют в левом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Она должна включать следующие данные:

— ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о выполнении, или краткие сведения о выполнении;

— слова «В дело»;

— номер дела, в котором будет храниться документ;

— дату направления документа в дело;

— наименование должности и подпись исполнителя.

Пример:

В дело № 11-5

Ответ направлен 26.02.2010 № 11-12/133

Секретарь Василенко А. А. Василенко

26.02.2010

Отметка о наличии документа в электронной форме (30) включает полное имя файла, его место сохранения, код оператора и другие поисковые данные. Ее проставляют в центре нижнего поля лицевой стороны первого листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (31) (регистрации) включает сокращенное наименование предприятия — получателя документа, дату поступления документа (при необходимости время поступления, часы и минуты) и регистрационный индекс документа, которые проставляют в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Отметку о поступлении документа на предприятие целесообразно производить с помощью штампа.

Для штампа отводится место на бланке формата А4 площадью 16 мм х 41,6 мм.

Пример:

ЗАО «Прогресс»

Дата ____________

№ ______________

Запись о государственной регистрации (32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти» от 03.10.92г. № 493/92.

2.9. Требования к бланкам документов и размещению реквизитов

Служебные документы на предприятиях оформляются на бланках.

Бланк (служебного) документа — это унифицированная форма (служебного) документа с напечатанной постоянной информацией реквизитов и имеющимся местом для фиксирования их переменной информации(п.п. 4.1.17 ДСТУ 2732).

Требования к бланкам документов установлены национальным стандартом ДСТУ 4163.

Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов необходимо использовать как основные два формата бумаги — А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (148 мм х 210 мм). Разрешается также использовать бланки формата А3 (297 мм х 420 мм) и А6 (105 мм х 148 мм).

Рекомендуется при печатании документов устанавливать такие поля (в миллиметрах):

— левое — 30;

— правое — 10;

— верхнее и нижнее — 20.

Поля в документе, как и рабочая площадь, имеют определенное функциональное назначение, поэтому ими нельзя пренебрегать. Назначение полей в документе следующее.

Левое поле служит для:

— подшивки документов в папки;

— сшивания документов при передаче их на хранение в архив;

— размещения отметки о контроле (20);

— изображения эмблемы организации или товарного знака (02) и изображения наград (03) на угловых бланках.

Верхнее поле предназначено для:

— нумерации страниц и другой информации в колонтитуле;

— реквизитов: «Изображение Государственного герба Украины и герба Автономной Республики Крым» (01), «Гриф ограничения доступа к документу» (15);

— резолюции, если недостаточно площади в отведенном месте. При этом необходимо следить, чтобы резолюция не попала на левое поле.

Правое поле оставляется для обеспечения сохранности текста документа, так как страницы могут обтрепываться при частом пользовании документом, а также при его хранении; особенно это относится к документам постоянного и длительного (более 10 лет) хранения.

На нижнем поле размещаются реквизиты: «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (29); «Отметка о наличии документа в электронной форме» (30); «Отметка о поступлении документа в организацию» (31).

Бланки документов рекомендуется печатать на белой высококачественной бумаге красками насыщенных цветов.

Разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Проектирование бланков документов осуществляют в соответствии со схемами, приведенными на рис. 2.1 (см. с. 7) и 2.2 (см. с. 8), в которых обозначены границы зон расположения определенных реквизитов. Для унифицированной системы организационно-распорядительной документации требование размещения реквизитов в соответствии с указанной схемой является обязательным, установленный допуск — ± 2 мм. При этом возможно использование двух вариантов расположения реквизитов — угловое и продольное (см. рис. 2.1 и 2.2 соответственно).

Реквизит «Изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым» (01) государственные организации размещают над серединой реквизита «Наименование вышестоящей организации» (06), при его отсутствии — реквизита «Наименование организации» (07).

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Название вида документа» (10), а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13), в границах зон расположения реквизитов необходимо размещать одним из следующих способов:

— центрованным — начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны;

— флаговым — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны.

Устанавливают такие виды бланков документов:

— общий бланк для создания различных видов документов (без указания на бланке вида документа), кроме письма;

— бланк для писем;

— бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке вида документа), кроме письма.

На основе общего бланка предприятия можно разрабатывать бланки структурного подразделения или бланки должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи конкретных документов. Это право должно быть делегировано должностному лицу руководителем предприятия и оформлено в соответствии с действующим законодательством.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01) (для государственных предприятий и учреждений);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения организации (08);

— справочные данные об организации (09);

— место составления или издания документа (14).

Разрешается наносить ограничительные отметки в виде уголков или других обозначений для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20).

Бланк для писем в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09).

На бланке для писем рекомендуется наносить ограничительные отметки для размещения реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Образцы бланков для писем приведены на рис. 2.3 и 2.4 (см. с. 19 и 20).

Рисунок 2.3 — Образец углового бланка для писем предприятия

Рисунок 2.4 — Образец продольного бланка для писем предприятия

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— название вида документа (10);

— место составления или издания документа (14).

Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20).

Образец бланка приказа приведем на рис. 2.5 (см. с. 22).

Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Слева печатают реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09) на украинском языке, справа — на иностранном языке. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины.

В соответствии с Законом № 8312 украинские предприятия имеют право изготавливать бланки на двух языках — украинском и языке национального меньшинства, при этом заголовочные реквизиты располагают на одном уровне продольного бланка.

При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка.

2.10. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств

Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов.

Отдельные реквизиты «Код организации» (04), «Код формы документа» (05), «Справочные данные об организации» (09), «Заголовок к тексту документа» (19), «Фамилия исполнителя и номер его телефона» (28), «Отметка о наличии документа в электронной форме» (30) можно печатать меньшими размерами шрифтов (8 — 12).

Отдельные внутренние документы (докладные и пояснительные записки, заявления и др.), авторами которых являются как должностные, так и прочие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

Текст документов, печатаемых на листах формата А4, рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются один от другого 1,5 — 2 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют один от другого 1,5 — 3 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») — 73 мм (28 печатных знаков).

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его можно продолжить до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При оформлении документов рекомендуется придерживаться следующих отступов от границы левого поля документа:

— 12,5 мм — для начала абзацев в тексте;

— 92 мм — для реквизита «Адресат»;

— 104 мм — для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;

— 125 мм — для расшифровки подписи в реквизите «Подпись», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии».

Не делают отступ от границы левого поля для реквизитов:

— дата документа (11);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (без абзацев) (21);

— отметка о наличии приложений (22) (только для слова «Приложение»);

— фамилия исполнителя и номер его телефона (28);

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29);

— наименование должности в реквизите «Подпись»;

— гриф согласования (24);

— отметка о заверении копии (27),

а также для слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.

Рисунок 2.5 — Образец продольного бланка конкретного вида документа

В случае наличия в документе нескольких грифов утверждения и согласования их размещают на одном уровне вертикальными рядами. Первый гриф — от границы левого поля, второй — через 104 мм.

Тексты документов постоянного хранения печатают на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа.

При печати на оборотной стороне листа левое и правое поле располагают зеркально, т. е. левое поле устанавливают в размере 10 мм, а правое — 30 мм.

Оформляя документы на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (или сокращения с.) и разделительных знаков.

Если документ заканчивается вверху страницы, рекомендуется, чтобы минимум две строчки предшествовали подписи.

При подготовке и оформлении документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка.

2.11. Рекомендации по оформлению документов с помощью компьютерной техники

Создание проектов документов с помощью компьютерной техники (далее — ПК) предусматривает некоторые дополнительные требования к их оформлению.

Так, поля для подшивки (верхнее при альбомной ориентации листа, левое при книжной ориентации листа) разрешено увеличивать до 35 мм.

Основной текст документа, надписи на рисунках, в таблицах, колонтитулах и другое необходимо выполнять шрифтом одного типа и размера.

Чтобы сделать возможным прочтение текста документа на различных вычислительных машинах, рекомендуется пользоваться наиболее распространенными текстовыми редакторами и шрифтами. На текущий момент такими редакторами являются Word (версия 97 и выше), а шрифтами — Times New Roman и Arial.

Высота шрифта должна быть соразмерной с высотой шрифта пишущей машинки.

Проект документа рекомендуется печатать шрифтом размера 14 пунктов через 1,5 — 2 межстрочных интервала (в шапке таблицы — через 1 интервал).

Шрифтом 12 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать:

— таблицы (если таблицы не составляют основной текст документа);

— примечания;

— примеры.

Шрифтом 10 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать:

— текст сноски в конце страницы;

— подстрочный текст в формах документов.

Другой размер шрифта можно использовать с учетом специфики конкретных элементов документа.

Расстояние между заголовками раздела, подраздела, примечанием, примером и предыдущим и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно составлять не менее 2 межстрочных интервалов.

Если документ печатают с обеих сторон листа, должны быть установлены следующие параметры страницы:

— зеркальное расположение полей;

— книжная ориентация листа;

— различать колонтитулы: четной и нечетной страниц, первой страницы;

— формат номера страницы (арабские цифры).

Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа. Размер отступа определяет размер шрифта. Рекомендуемый размер отступа — 4 или 5 знаков (приблизительно 1,25 см).

Отдельные фрагменты текста рекомендуется выделять шрифтом.

Прописными буквами выделяют:

— название документа;

— заголовки структурных элементов высшего уровня подчиненности (разделов и приложений).

Полужирным шрифтом выделяют:

— название документа;

— заголовки элементов документа (разделов, подразделов, пунктов, подпунктов) в случае их наличия;

— обозначение, статус и название приложений;

— слова «Примечание», «Рисунок __», «Таблица __» рядом с соответствующими элементами.

Наклонным светлым шрифтом (курсивом) могут выделяться:

— слово «Пример» возле соответствующего структурного элемента;

— физические и математические величины в тексте документа и в формулах или других выражениях.

Шрифтом меньшего размера рекомендуется печатать:

— подстрочный текст в формах документов;

— слово «Примечание» и текст примечания;

— текст сноски в конце страницы;

— текст в таблице (при необходимости, принимая во внимание специфику приведенного в ней материала).

При необходимости упорядоченного представления в документе алфавитно-цифровых элементов, которые записаны одним или несколькими различными алфавитами и (или) цифрами, рекомендуется размещать их в таком порядке:

— по украинскому (или русскому) алфавиту и другим алфавитам кириллицы;

— по латинскому алфавиту;

— по греческому алфавиту;

— по другим алфавитам;

— обозначения и сокращения, которые начинаются с чисел, в последовательности возрастания этих чисел.

Форматируя текст документа, лучше пользоваться только инструментальными средствами текстового редактора. Использовать для форматирования текста символы «Пробел» и «Табуляция» не рекомендуется.

Формулы необходимо набирать формульным редактором.

Продолжение читай тут

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це


Реквизиты письма

Данная статья продолжает рассмотрение правил оформления деловых писем, которые установлены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и конкретизируются в инструкциях по делопроизводству. В предыдущем номере рассказывалось о составе реквизитов письма и давались некоторые правила оформления реквизитов, используемых при создании бланков писем. Теперь речь пойдет о реквизитах, оформляемых в процессе подготовки письма.

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на верхнем поле документа в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в редакции от 30.06.2003). Законом установлено три варианта изображения герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках.

 

Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Как правило, помещать герб субъекта Российской Федерации на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти субъекта Федерации. Нормативными актами субъектов Российской Федерации для изображения герба на бланках могут предусматриваться многоцветный и одноцветный варианты.

Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами также вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности. Изображение герба субъекта Российской Федерации (герба муниципального образования) также размещается на верхнем поле документа.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки – эмблемы (Минобороны России, МВД России, МЧС России и др.). Порядок разработки, регистрации и использования товарных знаков (знаков обслуживания) установлен Законом РФ от 23.09.1992 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» (в редакции от 11.12.2002, с изменениями от 24.12.2002).

Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещено изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Федерации или муниципального образования.

На бланке эмблема, товарный знак (знак обслуживания) могут размещаться на верхнем поле документа или на уровне наименования организации слева.

Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ). Код организации проставляют в деловых письмах в составе справочных данных об организации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и представляет собой тринадцатизначный цифровой код. ОГРН, как и код организации по ОКПО, указывается в составе справочных данных и только в бланках писем.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН – это десятизначный цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика, КПП – девятизначный цифровой код, дополняющий идентификационный номер налогоплательщика. ИНН/КПП также указывается в составе справочных данных об организации, в бланках писем.

Наименование организации

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (учредительном договоре, уставе или положении). Кроме собственно наименования на бланке указывается организационно-правовая форма организации.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

На практике наблюдаются расхождения в указании наименований должностей и построении бланка письма должностного лица, что можно объяснить отсутствием четких положений по этому вопросу в ГОСТ Р 6.30-2003.

 

Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

 

Дата документа

Датой письма является дата его подписания должностным лицом.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять так: 05.06.2007.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2007 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2007.06.05) (Пример 6).

При переписке с зарубежными партнерами следует иметь в виду, что международным стандартом ИСО 8601:2004 «Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени» предусмотрено представление даты в такой последовательности: год – месяц – день (разделяются дефисом), например: 2007-06-05.

Указанный порядок оформления даты закреплен также в действующем в нашей стране ГОСТ ИСО 8601-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования».

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании или работник службы делопроизводства при регистрации документа, которая, по правилам делопроизводства, должна проводиться в день подписания документа. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

При направлении документов в другие организации решающее значение может иметь дата отправки документа или дата его поступления к адресату. Например, в соответствии со ст. 15 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 03.11.2006) днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, созданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации. Отправлять из организации письма, не имеющие регистрационного номера, не допускается.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах и включает указание регистрационного номера и даты поступившего документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного письма.

Адресат

Реквизит размещается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221). «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Адрес пишется в следующем порядке:

- для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

- наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.  

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения) и постоянным корреспондентам.

Резолюция

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем. Резолюция может оформляться на самом документе или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется руководителем на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Заголовок может отвечать на вопрос: (письмо) о чем?

О создании аттестационной комиссии

О направлении контракта

О невыполнении договорных обязательств

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом, даже если они оформлены на бланке формата А4, заголовок допускается не указывать.

 

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что сведения о документе введены в систему контроля и исполнение документа будет контролироваться службой делопроизводства. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», проставляют ее на верхнем поле документа справа.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде грамматически связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. В большинстве случаев текст письма – грамматически связный текст.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

- от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, институт считает возможным).

Если письмо содержит однородные данные, которые могут быть систематизированы по определенным признакам, часть текста письма может быть оформлена в виде таблицы. Также в текст письма может быть включена часть текста, оформленная в виде анкеты (в заявках, предложениях и т.д.).

При необходимости разделения текста письма на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемых точками, например: 1.1.3. Допускается также сквозная нумерация составных частей текста арабскими цифрами.

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

                        2. Пояснительная записка к штатному расписанию на 4 л. в 2 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров:

 

Приложение: в 3 экз.

или:

 

Приложение:    Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: проект договора аренды и приложения к нему, всего на 15 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

В ГОСТ Р 6.30-2003 случаи, когда в качестве приложения выступает электронный документ, не рассматриваются. В этой связи представляют интерес положения инструкций по делопроизводству, включающие положения по этим вопросам. Например, в Инструкции по делопроизводству в администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (утверждена постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 19.10.2006 № 476-А) установлено, что в случае приложения к документу материалов в электронном виде об этом делается отметка в виде указания наименований и/или количества прилагаемых файла/файлов и, возможно, вида носителя, например:

Приложение: 5 файлов на магнитном носителе.

или

Приложение: файл «Проект распоряжения.doc»

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия.

или

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия 5 файлов на магнитном носителе.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке организации, об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес [email protected]

Подпись

Подпись оформляется на 2–3 интервала ниже текста письма (под отметкой о наличии приложения). В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, если письмо оформлено на бланке, и полное – на письме, оформленном без бланка); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 

Руководитель агентства по

физической культуре и спорту

Астраханской области                                                                     Личная подпись                               Г.А. Лебедев

или

Руководитель агентства                                                                  Личная подпись                               Г.А. Лебедев

В реквизите «Подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор
ЗАО «Партнер»


Личная подпись


 Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор

Личная подпись

М.А. Медведев

Главный бухгалтер

Личная подпись

Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Губернатор Новосибирской области

Председатель Новосибирского областного Совета депутатов

Личная подпись               В.А. Толоконский

Личная подпись                А.А. Беспаликов

или

Главный государственный инспектор Российской Федерации по пожарному надзору

Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития          

Личная подпись               Г.Н. Кириллов

Личная подпись                Р.У. Хабриев

Деловое письмо может быть подписано лицом, исполняющим обязанности руководителя.  В этом случае перед должностью проставляется сокращение «и.о.»:

И.о. генерального директора                                Подпись                                             А.Д. Строганов

Не допускается ставить предлог «За», сокращение «Зам.» или косую черту перед наименованием должности, если письмо подписывает не то должностное лицо, подпись которого оформлена.

 

Визы согласования документа

Деловое письмо до подписания его руководителем должно пройти процесс согласования и визирования всеми заинтересованными лицами. Письмо визируется исполнителем, руководителем подразделения, а также, в зависимости от содержания документа, – руководителями заинтересованных подразделений, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руководителя организации, юристом и др.

Виза согласования включает личную подпись визирующего с расшифровкой (инициалы, фамилия) и дату визирования, а при необходимости – и наименование должности визирующего, например:

Начальник отдела кадров                                  Подпись                                                             И.П. Серов

22.03.2007

Служебные письма визируются на копиях, остающихся в организации, на лицевой стороне последнего листа. Если письмо готовится в одном экземпляре и пересылается корреспонденту не по почте, а по факсу, то визы проставляются на оборотной стороне письма, так как после передачи по факсу этот же экземпляр письма передается на хранение в дело.

При наличии замечаний визу на документе дополняют мнением визирующего: «Замечания прилагаются» или «Имеются замечания» и т.п. Если при визировании в текст письма вносятся существенные изменения, оно подлежит доработке и повторному визированию.

Оттиск печати

Необходимость заверения документа печатью устанавливается нормативными актами. Печатью заверяют документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Инструкция по документационному обеспечению организации должна содержать в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации. Обязательного заверения печатью требуют гарантийные письма, письма финансового содержания, направляемые в налоговые органы, банковские и другие учреждения. Печатью заверяются доверенности, оформляемые на бланке письма организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать только наименование должности. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

 

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Эту отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

О.М. Федорова

(495) 241 60 09

Дополнительные отметки «Исп.:», «Исполнитель:» или «Телефон:», «Тел.:» не ставятся. Инструкциями по делопроизводству некоторых организаций предусматривается указание имени и отчества исполнителя полностью, а также указание индекса его структурного подразделения по номенклатуре дел.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлено письмо-предложение по факсу 12.02.2007 № 81

В дело № 02-18

                                   Подпись         12.02.2007

Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

 

Идентификатор электронной копии документа

Реквизит оформляется в момент изготовления письма и используется для поиска электронной копии письма в компьютерной базе данных. Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы письма (как нижний колонтитул) и может содержать: наименование файла, дату, код оператора и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2007.

Купить этот номер в электронном виде

Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст) 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; . Правила подготовки и оформления документов Управления Ректор Финансовой академии.

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

• Президента Российской Федерации;

• палат Федерального Собрания;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

• федеральных судов;

• Прокуратуры Российской Федерации;

• Центрального банка Российской Федерации;

• Уполномоченного по правам человека;

• Счетной палаты;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименовании, закрепленному в ее учредительных документах.

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 29 декабря 2005 г. следует оформлять 29.12.2005.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

29 декабря 2005 г.

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Помните!

Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

• должностным лицом (руководителем);

• изданием соответствующего распорядительного документа;

• коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

• слово «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

• при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

• подпись исполнителя документа;

• дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

Следующая глава >

Применение первичных учетных документов: актуальная практика

Давайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

Внешнее согласование

Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

Пример 1

Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике

Пример 2

Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)

Внутреннее согласование

1. Визирование документа (виза согласования)

Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.

Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.

Пример 3

Образец визирования документа

2. Лист согласования

На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.

Пример 4

Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации

Пример 5

Образец классического листа согласования

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

См. статью «Контроль исполнения документов в MS Outlook»

Кратко поясню, как этим можно пользоваться:

  1. При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:
    Если вы нажмете «другое», то во всплывающем окне в разделе «кнопки голосования» можно указать свои варианты ответа, например, в терминах делопроизводства «согласовано / замечания прилагаются» (см. Рисунок 2).
  2. В полученном электронном письме с вложенным проектом документа согласующее лицо может проголосовать (см. Рисунок 3), а если есть ­замечания, то вложить их в ответное письмо.
  3. Инициатор согласования сможет подвести итог, если в отправленном на согласование письме нажмет «отслеживание» (см. «!» на Рисунке 4). В таблице он увидит итог голосований на текущий момент времени:
    • кто и как проголосовал;
    • тех, кто еще не проголосовал.

    На Рисунке 4 показана ситуация, когда проект направлялся на согласование одному человеку, который его успел одобрить.

Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:

  • либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
  • либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой ­компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

4. Согласование в СЭД

Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:

  1. Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
  2. Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
  3. Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

  • сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
  • согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).

Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно ­заверяется подписью руководителя СДОУ.

Пример 6

Лист согласования, выведенный из СЭД

См. статью «Согласование документов в кредитной организации» в № 2’ 2016 и в № 3’ 2016
Бесплатно 1 номер журнала
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата


Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата


При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата


Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример Допускается оформление даты в следующей последовательности: год.
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Закрывающие документы


Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий